Macros y Referencias cruzadas


MACROS EN ACCESS
Una macro, abreviatura de macroinstrucción,  es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución, es decir , es una macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
COMOCREAR UN MACRO
- En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la macro de datos.
- En la pestaña de la tabla , en el grupo de Eventos antes o Después de eventos , haga clic en el evento al que desea agregar la macro.
Access abre el generador de macros. Si previamente se ha creado una macro para este evento, Access muestra la macro existente.
- Agregue las acciones que desee que realice la macro.
- Guarde y cierre la macro.
REFERENCIAS CRUZADAS
Una consulta de referencias cruzadas es aquella que nos permite visualizar los datos en filas y en columnas, estilo tabla.
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear:
Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo que aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde cogerá los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente> para pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente página...
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botón . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cómo quedará la consulta; hemos seleccionado el campo nºhoras y vemos que en la consulta aparecerá una fila por cada valor distinto del campo nºhoras.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habrá en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos haya en el origen de la consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece esta ventana:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aquí sólo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generará una columna con el valor como encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecerá en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.
Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos a continuación.
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos permite refinar un poco más el encabezado de columna con la siguiente ventana:
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha sino por mes, año o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qué tipo de agrupación queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecerá una columna por cada mes del año en vez de por cada fecha distinta. Aquí también podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana.
Después de pulsar el botón Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la función de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuará la función de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Código Curso y la función Cuenta, por lo tanto en cada intersección tendremos el número de cursos iniciados en ese mes con ese nº de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen.
El asistente nos permite también añadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me daría el número total de cursos con el nº de horas de la fila. Para que el asistente añada esta columna tenemos que activar la casilla Sí, incluir suma de filas.
Después de pulsar el botón Siguiente> llegamos a la última ventana del asistente que puedes ver a continuación
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre también será su título.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

-      Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta
o bien
-      Modificar el diseño, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de consulta donde podremos modificar la definición de la consulta.


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